Хранение и защита бухгалтерских записей — задача каждого предпринимателя — необходимо обеспечить максимальную сохранность документов до окончания срока обязательного хранения.
В то же время никакая организация не сможет предсказать и предотвратить все случайные события, такие как пожар или наводнение, которые могут привести к безвозвратной потере бухгалтерской документации. Что делать в этой ситуации?
Хранение документации
Предприниматель должен вести бухгалтерский учет своей компании до истечения срока давности по обязательству, к которому относится документация. На практике это обычно пять лет с конца календарного года, в котором истек срок уплаты налогов. Важно отметить, что на практике этот срок может быть увеличен.
Срок исковой давности также зависит от вида налога.
Потеря документации — что делать?
В ситуации, когда предприниматель теряет документацию своей компании, он должен принять все возможные меры для ее восстановления. Поэтому , вам следует перевыпустить собственные бухгалтерские документы и попросить у подрядчиков дубликаты. Также можно связаться с вашим банком для получения выписки по счету, которая поможет определить доходы и расходы организации.
Также стоит обратиться в налоговую инспекцию, чтобы проинформировать о ситуации. Таким образом, предприниматель получает некоторую защиту в случае возможного контроля, если к этому моменту он не заполнит бухгалтерскую документацию .
Что нужно указать в заявлении в налоговую? В письме должны быть указаны:
- дата и место нахождения,
- данные налогоплательщика,
- данные налоговой инспекции с указанием правового основания,
- описание фактов с указанием того, какие документы были утеряны и на какой период,
- аргументы, подтвержденные доказательствами, например, копия справки из полиции в случае кражи файлов или письмо из пожарной команды в случае пожара,
- подпись налогоплательщика или его представителя (вместе с доверенностью).
